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ERP系統試運行前的數據預備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統工程，它直接決定著企業實施ERP系統的成敗。
一、數據的分類
根據數據的作用與處理狀態不同，我們把ERP系統中數據分為初始靜態數據和業務輸進數據、業務輸出數據。
1、初始靜態數據。
一般包括企業有關架構數據、代碼、物品工藝路線、初始庫存數據、工作中心數據等。并根據企業所處客觀環境的變化，對數據進行定期與不定期的維護，故靜態數據是相對的。
2、業務輸進數據。
包括材料出進庫數據，物品進、出庫數據和銷售訂單數等日常業務處理數據。這些數據是企業日常生產活動中經常變動的數據，需要隨時維護。
3、業務輸出數據。
包括物品庫存數據、可用庫存量與物品的計劃需求量和物品有關本錢、預算對比分析等。是對有關業務數據處理、查詢、匯總和分析結果的輸出。
企業從各主要業務數據中抽取一些典型數據，作為以后ERP試運行和系統測試的基礎數據，各部門應認真預備與本身業務有關的數據，填寫數據收集表.
二、數據預備的要求
在ERP系統運行前的數據輸進與正式運行時相比有很多不同之處，在系統正式運行時，數據輸進主要是由企業的各部分職員人工輸進，輸進的數據以交易數據為主，主數據為輔，一般只需天天將當天的數據全部輸進系統結清即可。
而在系統運行前的數據輸進卻需要IT職員的大量直接參與，由于輸進的數據不僅包括交易數據(主要是未結的訂單等)，而且還包括大量的主數據(例如原材料、企業組織結構數據、財務數據等等)。
然而，此時數據輸進量非常大，而且所有數據必須在很短的時間內輸進系統。因此，我們應當留意以下幾點要求：
1.做好數據輸進職員的公道分工
我們必須在數據輸進前做好嚴格的、公道的職員分工，保證數據輸進工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供給商、銷售、客戶等來公道的分組與組內分工。
2.保證數據正確性
數據正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數據本身必須是正確的(即數據來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象。
數據本身的正確性更多的依靠于企業各部分數據收集職員,他們應當保證上交數據是正確的，沒有遺漏、重復,也沒有過期、失實的數據。
其次在把收集到的數據輸進系統的過程中，不能引進任何附加的錯誤。基礎數據輸進的正確與否是決定系統實施成敗的關鍵。
有了正確的數據，我們應當保證在數據輸進的過程中不能引進任何附加的錯誤。為避免任何輸進的附加錯誤，應采取以下重要步驟：
(1)定義關鍵的數據元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單、工作中心、訂貨策略、項目類型和損耗率等。
(2)在數據輸進系統前，將系統的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。
(3)定義系統的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。比如表1客戶的信息有很多不同的數據項，可以把其中的幾項先載進系統，而其他的數據項可以以后再載進或可以先不用。所以要確定哪些數據項要求必須載進，哪些是可以以后要載進的，哪些可能永遠不用的，還要指定負責確定所用數據項的數據庫表、部分和人。
(4)對經常變化的數據，必須在系統內實時反映其變化情況。要定期檢查，假如有必要的話，修改這些數據。
(5)建立一個相對公道的數據輸進的邏輯順序，避免正確的原始數據由于數據的邏輯輸進不正確造成嚴重的數據附加錯誤。
3.保證數據輸進的格式
在數據輸進前，我們根據公司的實際情況已經設置了相當公道的代碼體系和數據格式，為此我們在數據輸進時應嚴格按照數據的格式進行，這樣可以產生好處：
(1)可以保證數據的完整一致。
這樣每個預備客戶信息的人，都知道客戶資料應該包括:客戶名稱、編號、納稅登記號、地址、聯系人、電話和信用額度等數據項，這樣可以保證數據的完整與一致性，同時也進步了數據輸進的效率與效果。
(2)便于核對數據。
對在Excel中輸進好數據核對無誤后，就可以把數據直接輸進到ERP系統中，并把輸進到ERP系統的數據天生報表轉換成EXCEL格式數據，再運用一定的函數往和Excel中的數據進行自動核對，檢驗在輸進過程中是否出錯。這樣核對起來非常輕易，效率也很高并且不會出現錯誤（除非核對公式用錯）。
(3)選擇合適的數據格式轉換程序。
對于大型企業基礎數據量很大，這時假如仍沿用上述方法工作量就會非常大，這時就需要運用專門的數據轉換程序，把按一定格式的預備數據（比如EXCEL）轉換成ERP系統的數據庫格式。這樣既可以保證數據錄進的效率又可以保證數據格式的正確性。
4.保證數據關系安全性
ERP系統數據間關系非常復雜，除了由關系型數據庫系統強制實現的各種數據庫級的關系外，還有很多由系統的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫，一個職員必須具有一個預先定義的該職員所屬的部分類)。無論采用何種辦法，任何輸進系統的數據必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統產生不可預料的后果。
5.做好數據格式設計與數據輸進的職員溝通與部分協調
高效率的ERP系統所需的數據來源于企業生產第一線，因此數據的收集在很大程度上依靠于企業的第一線職員。因此應該在與一線職員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操縱的公道數據格式和數據表，供他們收集整理數據之用。
同時，ERP系統又跨若干個部分，系統所需要的數據來源于各個部分，同時這些數據之間具有一個的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸進工作，保證數據輸進的高效率，必須做好各部分職員的溝通與協調工作，并運用各種激勵措施進步相關職員的積極性，以實現數據輸進的一致性和完整性。
綜上所述，ERP系統試運行前的數據預備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統工程，它直接決定著企業實施ERP系統的成敗。為此實施ERP系統的企業一把手和信息化負責人一定要做好有關數據預備的治理工作，同時有關參與職員也應該做好密切的配合工作，終極保證企業ERP系統的成功實施，并企業帶來競爭力和經濟效益。
