商務(wù)咨詢
ERP選型前的準(zhǔn)備工作-管理需求分析
理需求分析是在企業(yè)診斷的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,主要解決兩個(gè)問題:一是上ERP系統(tǒng)的時(shí)機(jī);二是對(duì)ERP系統(tǒng)的具體要求。通過管理需求分析,找到企業(yè)目前管理中存在哪些無效或低效的環(huán)節(jié),明確企業(yè)的規(guī)模、生產(chǎn)類型以及對(duì)ERP系統(tǒng)的特殊需求,為ERP選型提供依據(jù)。
目前,國內(nèi)多數(shù)項(xiàng)目沒有需求分析報(bào)告,往往由軟件公司提交的項(xiàng)目建議書代替了。建議書的通常模板是:首先把企業(yè)提供的基本情況和存在問題羅列一遍,接下來是軟件公司的產(chǎn)品模塊功能說明,再下去是系統(tǒng)配置,最后是初步報(bào)價(jià)。這已經(jīng)成為一種標(biāo)準(zhǔn)“套路”,其中缺乏最為關(guān)鍵的一個(gè)部分,即如何應(yīng)用ERP系統(tǒng)解決企業(yè)存在的問題。也有不少企業(yè)的需求分析是出企業(yè)的信息部門或信息中心來做的,有些分析報(bào)告是以“企業(yè)信息化規(guī)劃"的形式提出的。其中有些簡直與軟件公司提供的項(xiàng)目建議書如出一轍,強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)總是放在“軟件有什么功能?,能解決什么問題?”,而不是“企業(yè)存在什么問題,需要如何解決?”
以上種種都不是我們所需要的。因此管理需求分析必須以籌備小組中的業(yè)務(wù)人員為主,同時(shí)輔以IT人員的協(xié)助,這是一個(gè)涉及處理好“管理與技術(shù)”的關(guān)系的問題。如果企業(yè)沒有力量做好管理需求分析,則應(yīng)當(dāng)請(qǐng)公正而有經(jīng)驗(yàn)的管理咨詢公司來做。
(1)宏觀需求分析。企業(yè)是否需要上ERP系統(tǒng)取決于企業(yè)在全球市場環(huán)境下的爭需求。沒有壓力,也就沒有動(dòng)力。因此,企業(yè)是否上ERP,存在一個(gè)認(rèn)識(shí)和時(shí)間的問題。宏觀需求分析主要回答三個(gè)問題:企業(yè)該不該上ERP,有沒有條件上ERP，什么時(shí)候上。具體說,耍考察以下內(nèi)容:
1)企業(yè)的市場環(huán)境與生產(chǎn)特點(diǎn)。企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)展趨勢如何?有哪些競爭對(duì)手?竟?fàn)帉?duì)手的策略是什么?
2)影響企業(yè)競爭力和制約企業(yè)贏利與發(fā)展的主要因素有哪些?可以從市場開 、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)技術(shù)、工藝裝備、質(zhì)量控制、人力資源、體制機(jī)制等各個(gè)方面進(jìn)行分析。
3)企業(yè)當(dāng)前最迫切需要解決的問題是什么?ERP系統(tǒng)能否解決?
4)上ERP的時(shí)機(jī)是否成熟?資金投入是否能夠保證到位?
5)ERP系統(tǒng)的投資回報(bào)率或投資效益如何?通過對(duì)以上問題的調(diào)查分析,完成可行性分析報(bào)告。
(2)微觀需求分析?？尚行詧?bào)告獲準(zhǔn)后,就要進(jìn)入詳細(xì)的微觀需求分析階段。
微觀需求分析是從業(yè)務(wù)流程分析入手。分析業(yè)務(wù)流程要以供需鏈管理的思想為指導(dǎo),切忌按現(xiàn)有部門的業(yè)務(wù)來做“條條塊塊”式的流程分析,而是按照業(yè)務(wù)的全過程來進(jìn)行流程分析。具體內(nèi)容有：
1)各個(gè)部門需要處理的業(yè)務(wù)需求。如有關(guān)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流入、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理方式及待征、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流出的情況。尤其要注意產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、物料管理特點(diǎn)、生產(chǎn)工藝特點(diǎn)與成本核算待點(diǎn)。再根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求,標(biāo)識(shí)出企業(yè)需求的分類級(jí)別,如重點(diǎn)要求、一般要求或最好需求等。在業(yè)務(wù)流程分析的基礎(chǔ)上,還要制訂應(yīng)用ERP系統(tǒng)所期望達(dá)到的定量和定性目標(biāo)。
在分析數(shù)據(jù)流程時(shí),國內(nèi)有的企業(yè)采用:由一把手提出自己所關(guān)心的數(shù)據(jù)指標(biāo)(包括關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)的內(nèi)容和查閱各項(xiàng)指標(biāo)的時(shí)間頻率,或進(jìn)行各類決策時(shí)需要的信息),由項(xiàng)目籌備小組根據(jù)各級(jí)一把手的需求,分析得出這些數(shù)據(jù)信息和指標(biāo)的數(shù)據(jù)流程,再結(jié)合業(yè)務(wù)流程分析,找出響應(yīng)遲鈍、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、信息不暢,或“有些信息沒人抓,有些信息幾家管”這類不規(guī)范問題的癥結(jié)所在,進(jìn)一步研究采用信息化以后的管理方案。這種先上而下然后自下而上的分析方法,無形中起到一種“總動(dòng)員”的作用,使人人都能參與前期工作,這種做法值得進(jìn)一步探索和推廣。
2)考慮軟件使用權(quán)限的設(shè)置。有時(shí)軟件的需求權(quán)限設(shè)置很特殊,如,既需要控制對(duì)軟件模塊的使用權(quán)限,還需要對(duì)權(quán)限細(xì)分到具體功能甚至對(duì)象。
3)業(yè)務(wù)報(bào)表需求。企業(yè)的報(bào)表形式非常豐富,有國家要求必須上報(bào)的;有上級(jí)機(jī)關(guān)要求上報(bào)的,還有各種各樣的管理用內(nèi)部報(bào)表。為完整起見,最好列出清單,標(biāo)識(shí)出優(yōu)先次序。
4)現(xiàn)有系統(tǒng)使用調(diào)查。從部門應(yīng)用出發(fā),企業(yè)可能已選購了多種專門性的應(yīng)用系統(tǒng),如人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等。不同的系統(tǒng)運(yùn)行在不同的環(huán)境中,占用著一定的資源。如何處理ERP系統(tǒng)和既有系統(tǒng)之間的關(guān)系是微觀需求分析要考慮的問題。
